SEGNALAZIONI
“WHISTLEBLOWING”
Il nostro protocollo di whistleblowing offre un canale dedicato e sicuro per segnalare comportamenti scorretti, illegali o non etici all’interno dell’organizzazione. Riconosciamo il coraggio e l’importanza delle segnalazioni di whistleblower nel promuovere la responsabilità e nel proteggere l’integrità dei nostri valori aziendali. Clicca sul pulsante qui sotto per inviare una segnalazione in modo confidenziale e anonimo.
REGOLAMENTO PER LE SEGNALAZIONI TRAMITE PROTOCOLLO “WHISTLEBLOWING”
Prima emissione, Rev. 0
Indice
- 1. Contesto di riferimento
- 2. Introduzione al Whistleblowing
- 3. Oggetto
- 4. Obiettivi
- 5. Dipartimenti e soggetti coinvolti
- 6. Descrizione della procedura
- 7. Gestione delle segnalazioni e istruttoria
- 8. Segnalazione all'ANAC o segnalazione pubblica
- 9. La tutela del segnalante e dei soggetti correlati
- 10. Modalità operative di segnalazione della trasmissione
1. Contesto di riferimento
Il Legislatore ha approvato la Legge 30 novembre 2017, n. 179 «Disposizioni per la tutela degli autori di segnalazioni di reati o irregolarità di cui siano venuti a conoscenza nell’ambito di un rapporto di lavoro pubblico o privato», successivamente modificata dal D. Lgs. 24/23 «Disposizioni per la tutela degli autori di segnalazioni di reati o irregolarità di cui siano venuti a conoscenza nell’ambito di un rapporto di lavoro pubblico o privato» (c.d. “Legge sul Whistleblowing”) la quale ha definito:
- gli aspetti di tutela dei soggetti che effettuano una segnalazione;
- gli obblighi degli Enti e delle Società in termini di non discriminazione e tutela dei segnalanti, dei soggetti correlati (per es. : colleghi e familiari entro il quarto grado) e dei c.d. facilitatori, con tutela della riservatezza degli stessi;
- la necessità della presenza di uno o più canali (con modalità informatiche) che consentano ai soggetti segnalanti di presentare le segnalazioni garantendo la riservatezza dell’identità del segnalante;
- il divieto di atti di ritorsione o discriminatori nei confronti del segnalante, dei soggetti correlati e dei c.d. facilitatori per motivi collegati alla segnalazione;
- la necessità di prevedere nel sistema disciplinare sanzioni nei confronti di chi viola le misure di tutela del segnalante, nonché di chi effettua con dolo o colpa grave segnalazioni che si rivelano infondate;
- il diritto alla eventuale segnalazione pubblica, nei casi specificati.
Nella legge si ribadisce inoltre che la segnalazione di condotte illecite rilevanti o di violazioni del modello di organizzazione e gestione della Società, di cui siano venuti a conoscenza in ragione delle funzioni svolte effettuata dal dipendente-segnalante debba essere circostanziata e fondata su elementi di fatto precisi e concordanti, di cui siano venuti a conoscenza in ragione delle funzioni svolte.
La presente istruzione recepisce i requisiti del decreto D.lgs. n. 24/2023 che recepisce la direttiva (UE) 2019/1937 e abroga alcune disposizioni del d.lgs. n. 231/2001 e della legge n. 179/2017, ampliando il potenziale oggetto della segnalazione.
2. Introduzione al Whistleblowing
Il “Whistleblowing” è la segnalazione compiuta da un soggetto interno o, nei casi disciplinati anche da soggetto esterno, all’azienda che, nello svolgimento delle proprie mansioni, rilevi le fattispecie di illecito individuate dal D. Lgs. 24/23, come oltre specificate.
La Legge sul Whistleblowing individua:
- i soggetti che possono attivare una segnalazione;
- gli atti o i fatti che possono essere oggetto di segnalazione, nonché i requisiti che le segnalazioni devono prevedere per poter essere prese in considerazione;
- le modalità attraverso cui segnalare le presunte violazioni e i soggetti preposti alla ricezione delle segnalazioni;
- il processo di istruttoria ed eventualmente di investigazione nel momento in cui viene effettuata una segnalazione;
- la garanzia della riservatezza e della protezione dei dati personali del soggetto che effettua la segnalazione e del soggetto eventualmente segnalato, delle persone coinvolte nella segnalazione e degli altri soggetti tutelati dalla legge;
- il divieto di ritorsioni ed il divieto di discriminazione nei confronti del soggetto segnalante, e degli altri soggetti tutelati dalla legge.
La segnalazione tutelata ai sensi di legge è un diritto del segnalante.
3. Oggetto
Scopo del presente documento è definire le modalità operative per la gestione delle segnalazioni e delle eventuali conseguenti investigazioni, basate su riscontri oggettivi, precisi e concordanti, di illeciti, di cui si sia venuti a conoscenza in ragione delle funzioni e/o mansioni svolte.
A titolo meramente esemplificativo e certamente non esaustivo, quindi, possono rilevare atti o fatti che riguardano condotte o comportamenti quali:
- illeciti amministrativi, contabili, civili o penali;
- illeciti relativi all’applicazione di determinati atti nazionali e dell’UE, in riferimento all’allegato 1;
- atti od omissioni che ledono gli interessi finanziari dell’UE;
- atti od omissioni riguardanti il mercato interno;
- atti o comportamenti che vanificano l’oggetto e le finalità delle leggi e dei regolamenti nonché di quelli a tutela degli interessi finanziari dell’UE e che regolano il mercato interno.
- falsa rappresentazione, falsificazione/occultamento/distruzione di registrazioni a contenuto finanziario, contabile/fiscale e altre gravi violazioni in materia amministrativa o fiscale;
- pagamenti e liquidazioni a soggetti non legittimati e/o in violazione dell’iter autorizzativo interna, anche finalizzata alla frode interna, al furto ed alla appropriazione indebita;
- falsa sottoscrizione di documentazione contrattuale o di modulistica dispositiva;
- violazioni alle disposizioni in materia di trasparenza societaria e finanziaria;
- violazione delle norme e procedure per la prevenzione dei rischi in campo di sicurezza alimentare, sicurezza sul luogo di lavoro, norme per la tutela ambientale e sulla privacy dei dati;
- Irregolarità – intese non come effettive violazioni, ma situazioni o eventi che possano costituire “elementi concreti” (indici sintomatici) – di cui all’ art. 2, co. 1, lett. b) d.lgs. 24/2023 – tali da far ritenere al segnalante che potrebbe essere commessa una delle violazioni previste dal decreto.
Dal campo di applicazione della procedura si intendono invece escluse:
- segnalazioni su situazioni di carattere personale aventi ad oggetto rivendicazioni o rimostranze relative ai rapporti con i superiori gerarchici o con i colleghi, nonché relative all’esecuzione della propria prestazione lavorativa;
- segnalazioni fondate su meri sospetti o voci inerenti fatti personali non costituenti illecito: ciò in quanto è necessario sia tenere conto anche dell’interesse dei terzi oggetto delle informazioni riportate nella segnalazione, sia evitare che la Società svolga attività ispettive interne che rischiano di essere poco utili e comunque dispendiose.
4. Obiettivi
Scopo del presente documento, è quello di contrastare episodi di irregolarità all’interno della Società, chiarendo e rendendo agevole il controllo interno mediante il ricorso alla segnalazione tutelata e rimuovendo eventuali fattori che possano ostacolare o disincentivare il ricorso all’istituto.
L’obiettivo della procedura è dunque, da una parte, quello di fornire chiare indicazioni operative circa oggetto, contenuti, destinatari e modalità di trasmissione delle segnalazioni e, dall’altra, quello di rendere note tutela e riservatezza, che vengono riconosciute e garantite.
5. Dipartimenti e soggetti coinvolti
Gli uffici e le funzioni coinvolti nelle attività previste dalla presente procedura sono:
- Tutti i dipendenti, anche in prova, che possono effettuare segnalazioni di violazioni di cui al D.lgs 24/2023, di cui siano venuti a conoscenza in ragione delle funzioni/mansioni svolte;
- Candidati (se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite durante il processo di selezione o in altre fasi precontrattuali)
- Ex dipendenti (se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite nel corso del rapporto di lavoro);
- Lavoratori autonomi, collaboratori, tirocinanti e volontari (anche non retribuiti);
- Amministratore Delegato, Direzione generale, azionisti e persone con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza (anche di fatto);
- Fornitori di beni e servizi e consulenti;
- Clienti.
6. Descrizione della procedura
Il D.Lgs. 24/2023 richiede di determinare le modalità per trasmettere ai soggetti incaricati del presidio del canale ed alla successiva istruttoria, le segnalazioni riguardanti condotte che possano configurare la possibile commissione di illeciti.
Al fine di facilitare le segnalazioni sono stati definiti i seguenti canali:
- attraverso la piattaforma My Whistleblowing (vedi le modalità operative in par.10), quale canale primario di segnalazione idoneo a garantire, con modalità informatiche, la riservatezza dell’identità del segnalante, in ossequio alla normativa (di seguito, il “Software”), nelle modalità specificate in calce alla presente istruzione;
- tramite apposito servizio di messaggistica vocale, inserito nella piattaforma informatica;
- tramite doppia busta chiusa, inserendo nella prima i dati identificativi del segnalante, unitamente ad un documento di identità (nel caso non si tratti di segnalazione anonima); nella seconda l’oggetto della segnalazione; entrambe le buste dovranno poi essere inserite all’interno di una terza busta, spedita alla Società con denominazione “RISERVATA PERSONALE – SEGNALAZIONE WHISTLEBLOWING”, che la funzione incaricata allo smistamento posta dovrà immediatamente e riservatamente consegnare a Progesa S.p.A. Viale Italia 21 46100 Mantova (soggetto esterno incaricato al presidio del canale), senza aprire l’involucro originale;
- tramite richiesta di incontro diretto con i soggetti incaricati alla gestione della segnalazione. L’ente preposto dovrà garantire lo svolgimento dell’incontro entro un termine ragionevole (entro 10/15 giorni, privilegiando l’audizione del segnalante che ne abbia fatta richiesta in locali che non siano quelli aziendali (ad esempio, quelli del gestore esterno).
La nostra Società prenderà in considerazione anche segnalazioni anonime, ove queste si presentino adeguatamente circostanziate quanto a luoghi, tempi e modalità esecutive, e rese tali da far emergere contesti determinati (es.: prove documentali, indicazione di nominativi o qualifiche particolari, menzione di uffici specifici, procedimenti o eventi particolari, ecc.).
La segnalazione – anche quella non anonima – deve essere circostanziata e avere un grado di completezza ed esaustività più ampia possibile. Il segnalante pertanto è tenuto a fornire tutti gli elementi disponibili e utili a consentire ai soggetti competenti di procedere alle dovute ed appropriate verifiche ed accertamenti a riscontro della fondatezza dei fatti oggetto di segnalazione, quali:
- una chiara e completa descrizione dei fatti oggetto della segnalazione;
- le circostanze di tempo e di luogo in cui sono stati commessi i fatti oggetto della segnalazione;
- le generalità o altri elementi che consentano di identificare il/i soggetto/i che ha/hanno posto in essere i fatti segnalati (ad es. qualifica, sede di servizio in cui svolge l’attività);
- gli eventuali documenti a supporto della segnalazione;
- l’indicazione di eventuali altri soggetti che possano riferire sui fatti oggetto di segnalazione;
- ogni altra informazione che possa fornire utile riscontro circa la sussistenza dei fatti segnalati.
Affinché una segnalazione sia circostanziata, tali requisiti non devono necessariamente essere presenti contemporaneamente all’atto della segnalazione, in considerazione del fatto che il segnalante può non essere nella piena disponibilità di tutte le informazioni richieste.
È indispensabile che gli elementi indicati siano conosciuti direttamente dal segnalante, in quanto appresi nel contesto lavorativo, e non riportati o riferiti indirettamente da altri soggetti.
Attraverso il canale informatico e quindi tramite il Software il segnalante verrà guidato in ogni fase della segnalazione e gli verranno richiesti, al fine di circostanziare al meglio la stessa, una serie di campi da compilare obbligatoriamente rispettando i requisiti richiesti.
Va sottolineato che il software è disegnato in maniera totale da “anonimizzare” tutti i dati del segnalante, che potrà quindi dialogare con la massima riservatezza con i soggetti incaricati del presidio e della eventuale successiva istruttoria: nessun soggetto aziendale, compresa la funzione IT aziendale e il gestore stesso della piattaforma (My Go S.r.l. fornitore del software), possono avere accesso ai dati della segnalazione.
Limitazioni di responsabilità del segnalante
Ulteriore tutela riconosciuta dal Decreto al segnalante è la limitazione della sua responsabilità rispetto alla rivelazione e alla diffusione di alcune categorie di informazioni, che altrimenti lo esporrebbero a responsabilità penali, civili e amministrative.
In particolare, il segnalante non sarà chiamato a rispondere né penalmente, né in sede civile e amministrativa:
- di rivelazione e utilizzazione del segreto d’ufficio (art. 326 c.p.);
- di rivelazione del segreto professionale (art. 622 c.p.);
- di rivelazione dei segreti scientifici e industriali (art. 623 c.p.);
- di violazione del dovere di fedeltà e di lealtà (art. 2105 c.c.);
- di violazione delle disposizioni relative alla tutela del diritto d’autore;
- di violazione delle disposizioni relative alla protezione dei dati personali;
- di rivelazione o diffusione di informazioni sulle violazioni che offendono la reputazione della persona coinvolta.
Il Decreto pone tuttavia due condizioni all’operare delle suddette limitazioni di responsabilità:
- al momento della rivelazione o della diffusione vi siano fondati motivi per ritenere che le informazioni siano necessarie per svelare la violazione oggetto di segnalazione;
- la segnalazione sia effettuata nel rispetto delle condizioni previste dal Decreto per beneficiare della tutela contro le ritorsioni.
Ove l’acquisizione si configuri come un reato, si pensi all’accesso abusivo a un sistema informatico o a un atto di pirateria informatica, resta ferma la responsabilità penale e ogni altra responsabilità civile, amministrativa e disciplinare della persona segnalante.
7. Gestione delle segnalazioni e istruttoria
Progesa S.p.A., a cui è stata affidata la gestione del canale di segnalazione, rilascerà alla persona segnalante, se canalizzata tramite la piattaforma My Whistleblowing® o con modalità tali da consentire la risposta, avviso di ricevimento della segnalazione entro 7 giorni dalla data di ricezione.
Il procedimento avviato a seguito della ricezione della segnalazione dovrà concludersi, fornendo riscontro, entro 3 mesi dalla data dell’avviso di ricevimento.
L’istruttoria potrà essere affidata a soggetti diversi, anche in fase sequenziale con una prima fase di “triage” e prima qualificazione del caso segnalato, e una seconda fase di formale istruttoria e valutazione della fattispecie. Qualora non sia possibile affidare a funzioni interne tale attività, garantendo i requisiti di indipendenza, la stessa sarà affidata a professionisti esterni competenti, onde garantire indipendenza di valutazione.
Una volta ricevuta la segnalazione secondo i canali previsti nella presente procedura il soggetto incaricato si attiverà per la istruttoria preliminare, che ha lo scopo di verificare la riferibilità della segnalazione alle fattispecie disciplinate dal D. Lgs 24/23 e la fondatezza della segnalazione ricevuta.
Verrà quindi preliminarmente eseguito un primo screening e:
- laddove rilevi da subito che la stessa sia palesemente infondata o estranea alla disciplina del D.Lgs. 24/23, si attiva per una segnalazione agli Organi sociali o Organi di Controllo di competenza, dandone comunicazione al segnalante e così chiudendo l’iter di valutazione preliminare;
- laddove la segnalazione appaia fondata ma non sia ben circostanziata richiede, laddove possibile, ulteriori informazioni al segnalante. Nel caso in cui non sia possibile raccogliere informazioni sufficienti a circostanziare la segnalazione e avviare l’istruttoria, a seguito della mancata risposta o collaborazione del segnalante, questa viene archiviata, dandone comunicazione al segnalante e così chiudendo l’iter di valutazione preliminare;
- in caso la segnalazione appaia di competenza e circostanziata con elementi di fatto precisi e concordanti, l’azienda procederà alla formale istruttoria.
L’istruttoria è l’insieme delle attività finalizzate a verificare il contenuto delle segnalazioni pervenute e ad acquisire elementi utili alla successiva fase di valutazione, garantendo la massima riservatezza sull’identità del segnalante e sull’oggetto della segnalazione. L’istruttoria ha lo scopo di verificare la attendibilità delle informazioni sottoposte ad indagine, fornendo una descrizione puntuale dei fatti accertati, attraverso procedure di audit.
Di ogni investigazione, va redatto un report finale contenente:
- i fatti accertati;
- le evidenze raccolte;
- per quanto sia possibile verificare, le cause e le carenze che hanno permesso il verificarsi della situazione segnalata.
All’esito della istruttoria il soggetto incaricato:
- come anticipato al punto precedente, quando si riscontri l’infondatezza o la non rilevanza della segnalazione ricevuta, procede all’archiviazione della segnalazione ove possibile dando comunicazione al segnalante. In merito alla accertata violazione di norme interne e/o procedure non riconducibili all’ambito di applicazione del D. Lgs. 24/23, si potrà raccomandare al segnalante di eseguire una successiva segnalazione per le vie gerarchiche ordinarie. Nei casi più gravi, ove si ravvedano rischi legali anche se estranei all’ambito del D. Lgs. 24/23, il soggetto incaricato della istruttoria dovrà comunque eseguire una segnalazione al Consiglio di Amministrazione e al Collegio Sindacale;
- nel caso in cui la segnalazione risulti fondata, il soggetto incaricato completa l’istruttoria e ne trasmette l’esito all’Amministratore Delegato o al Consiglio di Amministrazione per intraprendere le dovute e più opportune azioni mitigative e\o correttive oltre che per l’eventuale avvio di procedimenti disciplinari volti a comminare, se del caso, sanzioni disciplinari in linea con quanto previsto dalla normativa applicabile e dal Regolamento disciplinare e sanzionatorio interno, con riferimento alle disposizioni del CCNL;
- esegue una informativa al Collegio Sindacale, nel rispetto della riservatezza proprio dell’istituto, al fine anche di consentire una valutazione da parte degli Organi Sociali della opportunità di una denuncia alla Autorità giudiziaria, nelle forme previste dalla legge.
Al fine di garantire la tracciabilità, la riservatezza, la conservazione e la reperibilità dei dati durante tutto il procedimento, i documenti sono conservati e archiviati sia in formato digitale, tramite il Software, sia attraverso cartelle di rete protette da password sia in formato cartaceo, in apposito archivio. Salvo casi particolari (ad esempio instaurarsi di procedimenti penali o amministrativi), tutta la documentazione sarà conservata per il termine di cinque anni dalla archiviazione, e successivamente verrà distrutta.
Ai sensi della legge vigente e delle procedure aziendali in materia di privacy, il trattamento dei dati personali delle persone coinvolte e/o citate nelle segnalazioni viene gestito, oltre che secondo le disposizioni del presente Regolamento, in generale ottemperanza al GDPR ex Reg. UE 679/16, eseguendo la analisi di impatto: verranno inoltre predisposte dalla Società la specifica “Informativa privacy per la segnalazione Whistleblowing” segnalanti e le nomine dei “Responsabili del trattamento”.
Qualora la società utilizzi in forza di legge un canale condiviso di segnalazione, verrà formalizzato dai Contitolari del trattamento un contratto di “data protection” ai sensi dell’art. 13, co. 5 del D. Lgs. n. 24/2023 e dell’art. 26 del Regolamento (UE) 679/2016 e 23 d.lgs. 51/2018.
8. Segnalazione all'ANAC o segnalazione pubblica
Qualora sia segnalata una violazione, la segnalazione deve essere prioritariamente presentata tramite il canale interno (secondo le modalità indicate al par.6 e, soltanto alle condizioni previste dal D.Lgs. 24/2023), con divulgazione esterna.
Conformemente al d. lgs. n. 24 del 2023 (art. 6), la persona segnalante può effettuare una segnalazione esterna (all’Autorità nazionale anticorruzione – ANAC) in presenza di almeno una delle seguenti condizioni:
- quando la segnalazione interna non ha avuto seguito, o il segnalante ha ragionevoli motivi per ritenere che non avrà un seguito effettivo o comporterà un rischio di ritorsione;
- quando l’oggetto della segnalazione può costituire un pericolo imminente o manifesto per l’interesse pubblico.
L’eventuale segnalazione esterna può essere effettuata, accedendo all’apposito canale informatico introdotto dall’Autorità nazionale anticorruzione (ANAC), reperibile al seguente link https://whistleblowing.anticorruzione.it
Il segnalante è inoltre legittimato ad effettuare una divulgazione pubblica (ad es. tramite la stampa) se è già stata presentata una segnalazione interna ed esterna alla quale non è stato dato seguito o in caso di pericolo imminente o palese per il pubblico interesse o, ancora, in presenza di un rischio di ritorsione o di un pericolo che alla segnalazione non sia dato seguito.
9. La tutela del segnalante e dei soggetti correlati
L’intero processo deve comunque garantire la riservatezza dell’identità del segnalante, e di tutti gli altri soggetti coinvolti nella segnalazione, sin dalla ricezione della segnalazione e in ogni fase successiva, salvo provvedimenti della autorità giudiziaria.
A tale scopo la Società tutela tutti i segnalanti, prevedendo la tutela della riservatezza del segnalante, del segnalato e delle persone diverse dal segnalato ma comunque implicate in quanto menzionate nella segnalazione, sia per quanto riguarda l’identità, sia con riferimento all’attività in cui l’assistenza si concretizza.
Parimenti viene garantita agli stessi soggetti la protezione dalle ritorsioni, anche solo tentate o minacciate, nelle forme oltre descritte.
a. La tutela della riservatezza del segnalante e dei soggetti tutelati dalla legge
L’utilizzo del Software garantisce la completa riservatezza del segnalante, in quanto soggetti incaricati del presidio del canale e della istruttoria potranno accedervi. Il trattamento dei dati è conforme al GDPR secondo Reg. UE 679/16, con nomina dei Responsabili del Trattamento, ed ai requisiti tecnici previsti dal D. Lgs. 24/23.
In caso di segnalazioni effettuate tramite eventuali altre modalità, i responsabili della istruttoria, una volta ricevuta e protocollata la segnalazione, assegnano al soggetto segnalante uno specifico ID anonimo. A tutela della riservatezza del segnalante, l’ID sarà utilizzato in tutti i documenti e comunicazioni ufficiali nel corso dell’attività istruttoria.
Nell’ambito dell’eventuale procedimento disciplinare instaurato:
- se i fatti addebitati fossero fondati su accertamenti distinti ed ulteriori rispetto alla segnalazione, anche se conseguenti alla stessa, l’identità del soggetto segnalante non potrà essere rivelata;
- se i fatti addebitati fossero fondati in tutto o in parte sulla segnalazione, l’identità del segnalante può essere rivelata al/ai soggetto/i coinvolto/i dalla segnalazione stessa, ove ricorrano:
- il consenso del soggetto segnalante;
- la comprovata necessità da parte del segnalato di conoscere il nominativo del segnalante ai fini di un pieno esercizio del diritto di difesa.
- fanno eccezione le ipotesi in cui l’anonimato non sia opponibile per legge (quando, ad esempio, le informazioni siano necessarie per lo svolgimento di indagini penali, tributarie o amministrative, oppure per le ispezioni degli organi di controllo).
b. Il divieto di ritorsione nei confronti del segnalante e dei soggetti tutelati dalla legge
Il D.Lgs. 24/2023 prevede un divieto generalizzato di ritorsione, anche solo tentata e minacciata, nei confronti delle persone che effettuano segnalazioni, divulgazioni pubbliche o denunce. La protezione si estende anche alle seguenti categorie:
- ai facilitatori;
- alle persone del medesimo contesto lavorativo del segnalante e che sono allo stesso legate da uno stabile legame affettivo o di parentela entro il quarto grado;
- ai colleghi di lavoro del segnalante che lavorano nel medesimo contesto lavorativo e che hanno con lo stesso un rapporto abituale e corrente;
- agli enti di proprietà del segnalante o per i quali egli lavora nonché agli enti che operano nel medesimo contesto lavorativo del segnalante.
Si considerano atti ritorsivi, ad esempio:
- licenziamento, sospensione o misure equivalenti;
- retrocessione di grado o mancata promozione;
- mutamento di funzioni, cambiamento del luogo di lavoro, riduzione dello stipendio, modifica dell’orario di lavoro;
- sospensione della formazione o qualsiasi restrizione dell’accesso alla stessa;
- note di demerito o referenze negative;
- adozione di misure disciplinari o di altra sanzione, anche pecuniaria;
- coercizione, intimidazione, molestie o ostracismo;
- discriminazione o comunque trattamento sfavorevole;
- mancata conversione di un contratto di lavoro a termine in un contratto di lavoro a tempo indeterminato, laddove il lavoratore avesse una legittima aspettativa a detta conversione;
- mancato rinnovo o risoluzione anticipata di un contratto di lavoro a termine;
- danni, anche alla reputazione della persona, in particolare sui social media, o pregiudizi economici o finanziari, comprese la perdita di opportunità economiche e la perdita di redditi;
- inserimento in elenchi impropri sulla base di un accordo settoriale o industriale formale o informale, che può comportare l’impossibilità per la persona di trovare un’occupazione nel settore o nell’industria in futuro;
- conclusione anticipata o annullamento del contratto di fornitura di beni o servizi;
- annullamento di una licenza o di un permesso;
- richiesta di sottoposizione ad accertamenti psichiatrici o medici.
Il soggetto segnalante che ritiene di aver subito una discriminazione per aver effettuato una segnalazione deve darne notizia circostanziata all’Amministratore Delegato o, in caso di conflitto di interessi di questi, al Consiglio di Amministrazione o al Presidente del Collegio Sindacale, ai fini della adozione dei provvedimenti necessari a ripristinare la situazione e/o rimediare agli effetti negativi della discriminazione ivi incluse la irrogazione di eventuali sanzioni disciplinari a carico del soggetto che abbia tentato o attuato la ritorsione stessa.
La segnalazione della ritorsione, anche nella forma tentata e minacciata, potrà inoltre essere segnalata direttamente all’ANAC.
Il soggetto segnalante che ritiene di aver subito una discriminazione può agire in giudizio nei confronti dell’autore della discriminazione e anche nei confronti della Società – qualora la Società abbia concorso alla discriminazione. Si tenga conto che, in tal caso, la legge prevede un’inversione dell’onere della prova e sarà, dunque, la Società a dover dimostrare che la modifica delle condizioni di lavoro del segnalante non traggono origine dalla segnalazione.
Ferme restando le specifiche ipotesi di limitazione di responsabilità, la tutela prevista in caso di ritorsioni non è garantita quando è accertata, anche con sentenza, la responsabilità penale della persona segnalante per i reati di diffamazione o di calunnia o comunque per i medesimi reati commessi con la denuncia all’autorità giudiziaria o contabile ovvero la sua responsabilità civile, per lo stesso titolo, nei casi di dolo o colpa grave.
10. Modalità operative di segnalazione della trasmissione
1 – Accedere alla apposita sezione “Whistleblowing” su sito aziendale compilando il form inserendo nome, cognome e un indirizzo e-mail personale (si prega di non utilizzare quello aziendale, come richiesto dal Garante Privacy) che verrà utilizzato unicamente per verificare la effettiva esistenza del segnalante, ma verrà “anonimizzato” dalla piattaforma. In questo modo il segnalante potrà dialogare con i soggetti preposti in maniera assolutamente riservata.
2 -Seguire le indicazioni ricevute con la e-mail contenente le Credenziali Univoche di Accesso
3 – Accedere al proprio account con le proprie credenziali
4 – Procedere cliccando il tasto “CREA SEGNALAZIONE”
5 – Sarà possibile, a questo punto, procedere con la segnalazione
(a) in forma a anonima utilizzando l’apposita opzione:
(b) ovvero, in forma non anonima, ma in ogni caso con le garanzie di riservatezza sopra esposte
6 – Stabilita la modalità di segnalazione, il segnalante procederà compilando il form. I campi contrassegnati dal simbolo * sono obbligatori. Alcuni campi sono aperti e dovranno avere un numero minimo di caratteri.
REGOLAMENTO SANZIONATORIO
Prima emissione, Rev. 0
Indice
1. Valore disciplinare del Protocollo Whistleblowing
La violazione della normativa di cui al D. Lgs 24/23 (c.d.: Whistleblowing) da parte dei Dipendenti (Dirigenti, Quadri, Impiegati e Operai) costituiranno violazione disciplinare e potranno comportare l’applicazione di sanzioni disciplinari in conformità alle regole di legge del Contratto Collettivo Nazionale di Lavoro, rispettivamente, per il personale dirigente e per il personale non dirigente (di seguito, i “CCNL”) e del presente Regolamento sanzionatorio interno. Rilevata una possibile violazione della normativa Whistleblowing e delle specifiche previsioni del presente Regolamento, la funzione Personale aprirà un procedimento disciplinare nei confronti del Dipendente secondo le modalità e i termini di cui all’art. 7, L. 300/70 e del CCNL.
2. Illeciti disciplinari
Costituiscono illeciti disciplinari dei Dipendenti le seguenti violazioni:
- ogni illecito penale o contabile derivanti dalla violazione di atti dell’Ue e delle disposizioni attuative nazionali di cui al D. Lgs. 24/2023 (c.d. Whistleblowing) come elencate all’ all’Allegato 1;
- ogni condotta volta ad ostacolare o a tentare di ostacolare la segnalazione di illeciti,
- ogni violazione del diritto di riservatezza del segnalante, e dei soggetti tutelati
- ogni violazione dei diritti di tutela dei segnalanti da ritorsioni, anche nella forma tentata o minacciata
- il mancato svolgimento dell’attività di verifica e analisi delle segnalazioni di illeciti ricevute da parte degli Organi sociali e delle funzioni aziendale preposte
- la violazione dei diritti di tutela dei dati personali di cui al GDPR – Reg. UE 679/16, come anche definiti nella “Procedura Whistleblowing”. La tutela prevista in caso di ritorsioni non è garantita quando è accertata, anche con sentenza di primo grado, la responsabilità penale della persona segnalante per i reati di diffamazione o di calunnia o comunque per i medesimi reati commessi con la denuncia all’autorità giudiziaria o contabile ovvero la sua responsabilità civile, per lo stesso titolo, nei casi di dolo o colpa grave. In caso di accertamento delle responsabilità, alla persona segnalante o denunciante è anche irrogata una sanzione disciplinare
3. Tipologia delle sanzioni
Le sanzioni saranno disposte dagli Organi Amministrativi delegati (Amministratore Delegato o Direttore Generale), o dalle funzioni organizzative a ciò deputate in ragione delle norme dello Statuto Sociale e delle eventuali deleghe di poteri.
Le sanzioni irrogabili nei riguardi dei Dipendenti (ivi compresi i Dirigenti, nelle forme regolate dal contratto di riferimento) rientrano tra quelle previste dai CNLL applicati in azienda, nel rispetto delle procedure previste dall’articolo 7 della Legge 30 maggio 1970, n. 300 (Statuto dei Lavoratori), dei CCNL del settore di riferimento ed eventuali normative speciali applicabili. Ai sensi pertanto dell’articolo del CCNL “Provvedimenti Disciplinari” si intendono applicabili in linea generale le seguenti sanzioni:
- richiamo verbale;
- richiamo scritto;
- multa sino all’importo di n. 4 ore di retribuzione delle multe ricevute;
- sospensione dal lavoro e dalla retribuzione per un periodo da uno a dieci giorni;
- licenziamento con preavviso, in ottemperanza ai requisiti dell’art. 2118 C.C.;
- licenziamento senza preavviso, in ottemperanza ai requisiti dell’art. 2119 C.C.
Le sotto riportate sanzioni saranno applicate in relazione alla gravità della violazione, con verbalizzazione delle risultanze e delle decisioni in merito.
Restano ferme – e si intendono qui richiamate – tutte le previsioni di cui all’art. 7 della legge 300/1970 in relazione alla previa contestazione dell’addebito al Dipendente imputabile al fine di consentire al medesimo la difesa e l’indicazione di eventuali giustificazioni.
Qualora invece la contestazione sia fondata, in tutto o in parte, sulla segnalazione e l’identità del segnalante risulti indispensabile alla difesa del soggetto cui è stato contestato l’addebito disciplinare o della persona comunque coinvolta nella segnalazione, quest’ultima sarà utilizzabile ai fini del procedimento disciplinare solo previo consenso espresso della persona segnalante alla rivelazione della propria identità.
4. Motivazioni delle sanzioni disciplinari per i dipendenti
Le sanzioni disciplinari conseguenti alle violazioni dei diritti dei segnalanti che utilizzino il protocollo Whistleblowing sono determinate in ragione della gravità, a fronte della relativa istruttoria interna:
- si applicherà la sanzione della sospensione dal servizio e dalla retribuzione da uno a dieci giorni per casi di violazione delle norme procedurali, ivi compresa la violazione del diritto all’anonimato. In caso di violazione dell’obbligo di riservatezza, restano salve le sanzioni applicabili dal Garante per la protezione dei dati personali per i profili di competenza in base alla disciplina in materia di dati personali.
- si applicherà la sanzione della sospensione dal lavoro e dalla retribuzione per un periodo da uno a dieci giorni per i casi di tentata o minacciata ritorsione nei confronti dei segnalanti o degli altri soggetti tutelati di dalla legge;
- si applicherà la sanzione del licenziamento senza preavviso per casi di accertata ritorsione nei confronti dei segnalanti o degli altri soggetti tutelati di dalla legge;
- si applicherà la sanzione del licenziamento senza preavviso quando sia accertata, anche con sentenza, la responsabilità penale della persona segnalante per i reati di diffamazione o di calunnia o comunque per i medesimi reati commessi con la denuncia all’autorità giudiziaria o contabile ovvero la sua responsabilità civile, per lo stesso titolo, nei casi di dolo o colpa grave.
5. Sanzioni ANAC aggiuntive
Va ricordato che in aggiunta alle sanzioni interne, ai sensi dell’art. 21 del d.lgs. n. 24/2023, ANAC applica alla persona segnalante o denunciante, sia nel settore pubblico che nel settore privato, che diffami o calunni (con sentenza di condanna in primo grado) una sanzione pecuniaria da € 500 a € 2.500.
Nel caso in cui venga accertato che sono state commesse ritorsioni o che la segnalazione è stata ostacolata (o si è tentato di ostacolarla) o che sono stati violati gli obblighi di riservatezza, l’ANAC applicherà alla persona responsabile sanzioni pecuniarie da € 10.000 a € 50.000.